Sıkça sorulan sorular

Evet. Kurulum sırasında mevcut müşteri kayıtlarınızı ekibimiz sisteme aktarır. Sizin bir dosya hazırlamanız ya da yüklemeniz gerekmez.

Excel ve WhatsApp kayıt tutmaya yeter, ama takibi sizin yerinize yapmaz. Kimin kaç dersi kaldığını, kimin paketinin bittiğini, hangi mesaja dönülmediğini hatırlamak yine size kalır. Umay360 bu yükü üstlenir: boşalan yeri uygun üyelere teklif eder, paketi bitmek üzere olan üyeyi işaretler, cevapsız kalan mesajı görev listenize ekler. Kısacası bir işi aklınızda tutmak zorunda kalıyorsanız, o iş için bir sisteme ihtiyacınız var demektir.

Üç temel fark var. İletişim kanalı: Türkiye'de üyeler uygulama indirmek yerine WhatsApp'tan yazıyor; Umay360 baştan bu alışkanlık üzerine kuruldu. Mevzuat: KVKK aydınlatma metni, açık rıza kaydı, saklama süreleri ve kayıtlı imha ürünün içinde; İYS izni de ayrı bir alanda tutulur. Verinin yeri: verileriniz Türkiye'de barındırılır. Açık olmak gerekirse, bu yazılımların bazılarında bulunan üye mobil uygulaması bizde yok, online ödeme alma özelliği de henüz yok.

Belirleyici olan üye sayısı değil, takip yükü. Tek eğitmenli, 40 üyeli bir stüdyo bile her hafta onlarca mesaj, iptal ve paket yenilemesiyle uğraşıyor. Basit bir ölçü: haftada bir kez "kimin paketi bitmişti?" diye geriye dönüp bakıyorsanız, Umay360 işinizi kolaylaştırır. Fiyat da aktif üye sayısına göre belirlendiği için küçük bir stüdyo, çok şubeli bir kurumla aynı ücreti ödemez.

Kendi kendinize açabileceğiniz bir deneme hesabı yok; bunun yerine önce sizi tanımayı tercih ediyoruz. 15 dakikalık bir görüşmede kurumunuzun işleyişini dinliyor ve ürünü sizin senaryonuz üzerinden gösteriyoruz. Devam etmeye karar verirseniz hesabınızı açıyor, verilerinizi aktarıyor ve ekibinize eğitim veriyoruz. Kurulum, kurumun büyüklüğüne göre genellikle birkaç iş günü sürer.

Evet. Ekranlar günlük işin akışına göre tasarlandı: güne başladığınızda takvim ve yapılacak işler önünüze gelir. Kurulumda ekibinize eğitimi biz veriyoruz, ilk hafta boyunca da yanınızdayız.

Görüşme talep formunu doldurun, size uygun bir zamanda arayıp kısa bir görüşme planlayalım. Devam etmeye karar verirseniz hesabınızı biz açar, kullanıcı adınızı ve şifrenizi size iletiriz.

Fiyatınız iki unsura göre belirlenir: seçtiğiniz paketin taban ücreti ve kurumunuzdaki aktif üye sayısı. Bu sayede küçük bir stüdyo, çok şubeli bir kurumla aynı ücreti ödemez. Kurumunuza özel net fiyatı 15 dakikalık görüşmede, aktif üye sayınız üzerinden paylaşıyoruz.

İki seçenek de var. Taahhütlü kullanımda 3, 6 ya da 12 aylık sözleşmelerden birini seçebilirsiniz; en avantajlı fiyat 12 aylık sözleşmededir. Taahhüt istemiyorsanız aylık olarak da kullanabilirsiniz. Taahhütlü sözleşmeler süre dolmadan iptal edilemediği için bu koşulu sözleşmeden önce sizinle açıkça konuşuyoruz.

İhtiyacınız kadar. Resepsiyon, eğitmen ve yönetici hesapları için kullanıcı başına ücret almıyoruz. Fiyat, çalışan sayınıza değil aktif üye sayınıza göre belirlenir.

Değişmesi gerekmez. Asistan için ayrı bir numara ya da ek bir WhatsApp Business hattı kullanmanızı öneririz; isterseniz mevcut WhatsApp Business numaranızla da çalışabilir.

Hayır, size mesaj başına ayrı bir fatura çıkmaz. WhatsApp'ın konuşma ücretleri ve asistanın çalışma maliyeti paket fiyatına dahildir; her pakette aylık bir kullanım kotası bulunur. Yoğun kampanya dönemlerinde kotayı aşarsanız ek paket alabilirsiniz, bunu da görüşmede önceden konuşuruz. WhatsApp özellikleri Profesyonel paketle başlar; Başlangıç paketinde WhatsApp maliyeti oluşmaz.

Asistan yalnızca sizin girdiğiniz bilgi bankasını kaynak alır; internetteki genel bilgilerden cevap üretmez. Bilgi bankasında yanıtı olmayan bir soru gelirse tahmin yürütmez, bilmediğini söyler ve konuşmayı ekibinize aktarır. Sağlık tavsiyesi, klinik bilgi, ödeme/IBAN ve hukuki taahhüt konularında ise hiç yanıt vermeye çalışmaz, konuşmayı doğrudan ekibinize bırakır. Bu kural bir ayar değildir ve kapatılamaz.

Evet, anlar. Asistan kendini kurumunuzun asistanı olarak tanıtır ve kimseyi bir insanla konuştuğuna inandırmaya çalışmaz. Üye istediği an ekibinizden biriyle görüşmek isteyebilir; asistan bu talebi her durumda önceliklendirir. Aktarılan konuşma ekibinizin görev listesine düşer ve kimin ilgileneceği bellidir, böylece hiçbir mesaj arada kaybolmaz.

Olduğu gibi kalır. Umay360 mevcut sohbetlerinize dokunmaz, geçmiş yazışmalarınızı okumaz; yalnızca kurum hattınıza bundan sonra gelen konuşmaları yönetir. Duyuru gruplarınızı kullanmaya devam edebilirsiniz. Hatırlatma ve kampanya gibi kişiye özel mesajları ise grup yerine üyeyle bire bir sohbetten göndermenizi öneririz; mesaj izni ve abonelikten çıkma ancak bu şekilde doğru çalışır.

Evet. Klinik veriler ayrı bir yetkiyle korunur ve işlenmesi için ayrıca açık rıza alınır. Bu veriler hiçbir mesajlaşma kanalına ya da yapay zekaya aktarılmaz.

Verileriniz Türkiye'de barındırılır. Harici bir dosya depolama servisi ya da yurt dışı içerik dağıtım ağı (CDN) kullanmıyoruz; bu sitedeki yazı tipleri bile ziyaretçi bilgisi yurt dışına gitmesin diye kendi sunucumuzdan yükleniyor. Asistanın kullandığı dil modeli de aynı kapalı ağda çalışır, üye mesajlarının metni internete çıkmaz. Tek istisna bu tanıtım sitesidir: hangi sayfaların okunduğunu görmek için çerez kullanmayan bir ziyaret sayacı çalışır ve yalnızca toplu sayılar yurt dışında işlenir. Bunun üyelerinizin verileriyle bir ilgisi yoktur; ayrıntılar çerez politikasında.

Sorumluluk paylaşımı şöyle: veri sorumlusu sizsiniz, Umay360 ise veri işleyendir ve bu, aramızdaki veri işleme sözleşmesinde (DPA) yazılıdır. Sistem tarafında şunlar hazırdır: aydınlatma metni kurumunuzun unvanı ve VERBİS bilgileriyle oluşturulur; üyenin onayı, onay verdiği metnin arşivlenmiş sürümüyle birlikte saklanır, böylece metin sonradan değişse bile hangi metne onay verildiği bellidir. Her veri türünün bir saklama süresi vardır; süresi dolan veri imha edilir ve imha işlemi de kayıt altına alınır. VERBİS kaydınız ve kurum içi politikalarınız ise sizin sorumluluğunuzdadır.

Üyelerinize kampanya mesajı gönderecekseniz evet. Ticari mesajı gönderen taraf siz olduğunuz için İYS kaydı kurumunuz adına yapılır; Umay360 bu rolü sizin yerinize üstlenemez. Sistemde ticari ileti izni, KVKK onayından ayrı bir alanda tutulur, ikisi tek kutucuğa bağlanmaz. İzni olmayan üyeye kampanya mesajı gönderilmez; "DUR" yazan üyeye de pazarlama mesajları hemen kesilir. İYS tarafında yapmanız gerekenleri kurulum sırasında adım adım anlatıyoruz.

Sistem üyenin yaşını dikkate alır. 18 yaş altındaki üyeler için veli rızası zorunludur ve rızayı kimin verdiği kaydedilir. Bu üyelere, izin verilmiş olsa bile hiçbir koşulda pazarlama mesajı gönderilmez. Ders hatırlatması gibi bilgilendirme mesajları ise velinin iletişim bilgisi üzerinden gönderilir.

Verileriniz size aittir. KVKK açısından veri sorumlusu sizsiniz, Umay360 ise veri işleyendir; bu, aramızdaki veri işleme sözleşmesinde (DPA) yazılıdır. Ayrılmak isterseniz verilerinizi size dışa aktarırız. Sistemde kalan veriler saklama sürelerine göre imha edilir ve imha işlemi kayıt altına alınır.

Şu an hayır. Umay360 bugün tahsilat yapmaz: ödeme linki göndermez, kart bilgisi almaz. Ödemeleri bugün nasıl alıyorsanız öyle almaya devam edersiniz; sistem ödemeyi kaydeder, kimin borcu kaldığını gösterir ve gecikmelerde üyeye hatırlatma gönderir. Online ödeme özelliği yol haritamızda yer alıyor.

Telefondan rahatça kullanabilirsiniz. Ekranlar önce mobil için tasarlandı; takvime, üye kartlarına ve görevlere telefonunuzun tarayıcısından ulaşırsınız, ayrıca bir uygulama indirmeniz gerekmez. Üyeleriniz için de ayrı bir uygulama yok ve bu bilinçli bir tercih: üyeleriniz zaten kullandıkları WhatsApp'tan yazar, uygulama indirmek ya da şifre hatırlamak zorunda kalmaz.

Üçü de sistemde hazır. Üye dersini iptal ettiğinde boşalan yer hemen kaydedilir ve önce bekleme listesindekilere teklif edilir; yer ilk kabul eden üyeye ayrılır, kredisi de otomatik olarak işlenir. Ders kurum tarafından iptal edilirse etkilenen üyelerin hakkı yanmaz, telafi dersi olarak geri verilir. Üyelik dondurma tek tuşla yapılır ve dondurma süresince paket süresi işlemez. Tüm bu işlemler değiştirilemeyen bir kayıtta saklanır; "ben iptal etmiştim" tartışmasının cevabı her zaman ekrandadır.

Yetkiler rollere göre çalışır ve rolleri siz belirlersiniz. Hazır rollerle başlayabilir, gerekirse yeni bir rol oluşturup kimin hangi ekranı göreceğini seçebilirsiniz. Genellikle eğitmen kendi ders programını ve derse gelecek üyeleri görür; fiyatlar, tahsilat ve tüm üye listesi yöneticide kalır. Fizyoterapi tarafındaki klinik kayıtlar ise ayrı bir yetkiyle korunur ve yetkisi olmayan kullanıcı bu bölümü hiç görmez.