Stüdyo yönetim yazılımı seçerken 12 kriter
Yazılım tanıtımları birbirine benzer: hepsi takvim, üye listesi ve rapor gösterir. Fark, sizin günlük işinizin kenar durumlarında ortaya çıkar: iptal edilen bir dersin kredisi, dolu bir derste bekleyen üye, işten ayrılan bir eğitmenin erişimi. Bu rehber, demo sırasında sormanız gereken soruları sırayla veriyor.
Önce kendi listenizi yazın
Demo izlemeden önce bir sayfaya stüdyonuzun gerçek bir haftasını yazın: kaç ders, kaç üye, kaç iptal, kaç kişi bekleme listesinde kaldı, kim hangi mesaja cevap verdi. Demo sırasında bu listeyi yazılıma "oynatın". Bir özelliğin var olması ile sizin işinizi doğru yapması aynı şey değildir.
Pratik soru: "Bu üye geçen hafta dersini 3 saat önce iptal etti, kredisi ne oldu ve bunu ekranda nereden görüyorum?"
Rezervasyon ve kapasite (kriter 1–3)
- Çift rezervasyon imkânsız mı? Aynı reformer ya da aynı birebir saat iki kişiye verilebiliyor mu? İki resepsiyonist aynı anda kayıt yaptığında ne oluyor?
- Bekleme listesi otomatik mi? Bir iptal geldiğinde sıradaki üyeye kendiliğinden teklif gidiyor mu, yoksa biri fark edip aramak zorunda mı? Teklifin bir yanıt süresi var mı?
- Tekrarlayan program kolay mı? Haftalık ders programını bir kez kurup takvimi doldurabiliyor musunuz; bir dersi tek seferlik değiştirmek programı bozuyor mu?
Paket, kredi ve ödeme kaydı (kriter 4–5)
- Kredi ne zaman düşüyor, ne zaman iade ediliyor? Geç iptal, no-show, kurumdan kaynaklı iptal ve telafi için kuralları sizin politikanıza göre ayarlayabiliyor musunuz? Ayarlanan kural her üyeye aynı uygulanıyor mu?
- Dondurma ve geçerlilik süresi: Paket dondurulunca bitiş tarihi uzuyor mu? Geçerliliği dolmak üzere olan paketler önceden görünüyor mu?
Bu bölüm, yazılımın en çok tartışma çıkaran yeridir. Bir üyenin "bende 3 ders kalmıştı" cümlesinin cevabı, kredi hareketlerinin tek tek kayıtlı olmasıdır, bir sayının değil.
Mesajlaşma: WhatsApp ve hatırlatmalar (kriter 6–7)
- WhatsApp resmî yoldan mı bağlanıyor? Resmî WhatsApp Business Platform (API) dışındaki çözümler kullanım şartlarına aykırıdır ve numaranızın kapatılmasına yol açabilir. Ayrıntısı WhatsApp Business API rehberimizde.
- Hatırlatma ve kampanya ayrı mı? Randevu hatırlatması bir bilgilendirmedir, kampanya ise ticari iletidir ve izin ister. Yazılım izin vermeyen üyeyi kampanya listesinden kendiliğinden çıkarıyor mu? (İYS rehberi)
KVKK, veri yeri ve güvenlik (kriter 8–10)
- Veri işleme sözleşmesi var mı? Veri sorumlusu sizsiniz; yazılım veri işleyendir ve aranızda yazılı bir sözleşme olmalıdır (KVKK rehberi).
- Veriler hangi ülkede tutuluyor? Yurt dışında tutulan veri, yurt dışına aktarım kurallarını gündeme getirir. Sağlık verisi işleyen bir klinik için bu soru daha da kritiktir.
- Herkesin kendi hesabı ve yetkisi var mı? Eğitmen yalnız kendi derslerini, resepsiyon ödeme kaydını, fizyoterapist klinik notları görebiliyor mu? Ayrılan çalışanın erişimi tek hareketle kapanıyor mu? Kimin neyi değiştirdiği kayıt altında mı?
Raporlar ve çıkış yolu (kriter 11–12)
- Hangi sayıları görüyorsunuz? Doluluk oranı, iptal ve no-show oranı, aktif üye, yenilemeyen üye. Bir rapor ekranı değil, bu sayıların ders tipine ve saate göre ayrılabilmesi önemlidir.
- Çıkış yolu açık mı? Verilerinizi istediğiniz an, okunabilir bir biçimde alabiliyor musunuz? Sözleşme bittiğinde verileriniz ne kadar süre sonra ve nasıl siliniyor?
Fiyat modelini doğru okuyun
Aylık ücretin yanında şu kalemleri ayrıca sorun:
- Üye veya kullanıcı sayısı arttıkça ücret değişiyor mu?
- WhatsApp mesaj ücretleri kime faturalanıyor?
- Kurulum, veri aktarımı ve eğitim ücretli mi?
- Taahhüt süresi, iptal koşulu ve fiyat artışı nasıl bildiriliyor?
En ucuz paket, ihtiyacınız olan özellik bir üst pakette kalıyorsa en ucuz değildir. Karşılaştırmayı kendi haftanızın tamamını karşılayan paket üzerinden yapın.
Demo için soru listesi
- Aynı yer iki kişiye verilebiliyor mu?
- İptalde bekleme listesine teklif kendiliğinden gidiyor mu?
- Geç iptal, no-show ve kurum iptalinde kredi kuralı ayarlanabiliyor mu?
- Paket dondurma bitiş tarihini uzatıyor mu?
- Kredi hareketleri tek tek görülebiliyor mu?
- WhatsApp resmî Business API ile mi bağlı?
- Kampanya listesi izne göre kendiliğinden süzülüyor mu?
- Veri işleme sözleşmesi var mı?
- Veriler hangi ülkede tutuluyor?
- Roller ve yetkiler ayrılabiliyor mu, değişiklikler kayıtlı mı?
- Doluluk ve iptal oranları ders tipine göre görülebiliyor mu?
- Verilerimi istediğim an alabiliyor muyum?
Sık sorulan sorular
Excel ve WhatsApp ile stüdyo yönetmek yeterli mi?
Az sayıda üye ve tek kişilik bir ekipte bir süre yeterli olabilir. Ekip büyüdüğünde, paket ve kredi takibi, iptal sonrası boşalan yerin doldurulması ve kimin ne yaptığının kaydı elle yürütüldüğünde hata ve kayıp artar.
Stüdyo yazılımında en önemli özellik nedir?
Çoğu stüdyo için paket ve kredi hesabının doğruluğudur: iptal, telafi, dondurma ve geç iptal durumlarında kredinin ne zaman düşüp ne zaman iade edildiği. Bu hesap yanlışsa üyeyle yaşanan her tartışma güven kaybına dönüşür.
Yurt dışı bir yazılım kullanmanın KVKK açısından riski var mı?
Verilerin yurt dışında tutulması KVKK'da yurt dışına aktarım kurallarını gündeme getirir. Yazılım sağlayıcısına verilerin hangi ülkede tutulduğunu, alt işleyenlerini ve veri işleme sözleşmesini sorun; sağlık verisi işliyorsanız bu sorular daha da önemlidir.
Yazılım değiştirirsem verilerimi taşıyabilir miyim?
Sözleşmeden önce sorun: üye, paket ve geçmiş kayıtlarını hangi biçimde, ne kadar sürede ve ücretli mi ücretsiz mi alabileceğinizi. Verinizi alamadığınız bir yazılımdan çıkmak, pratikte imkânsız hâle gelir.